Automatisch oude berichten verwijderen
Bij het bijhouden van je inbox heb je vast ook wel e-mails waarvan je weet dat ze een keer weg kunnen, maar nu nog even niet. Toch maar archiveren? Of is er wellicht een slimmere manier?
Met behulp van behoudbeleid kunnen we bepaalde mappen voorzien van speciale regels. Zo kun je bijvoorbeeld een map maken “onbelangrijk voor lange termijn” en daarop aangeven dat berichten na een bepaalde tijd automatisch weggegooid mogen worden. Zo kun je berichten toch alvast archiveren, terwijl ze toch nog een periode beschikbaar zijn.
Instructies voor het opzetten van behoudbeleid
- Maak een nieuwe map aan binnen je mailbox, zoals onder Archieven (Naamsuggestie: Onbelangrijk voor lange termijn)
- Rechter muisknop op deze map en geef hem een opvallende pictogramkleur
- Ga naar tabblad Behoudbeleid
- Omdat we niet de generieke instellingen willen, maar een afwijkend beleid, zetten we het vinkje uit van Mijn accountinstellingen gebruiken
- Bij Berichten verwijderen die ouder zijn dan vullen we bijvoorbeeld 365 dagen in.
- De optie Berichten met ster altijd bewaren kun je aanzetten, voor speciale berichten
Hoe werkt het?
Met dit aangepaste behoudbeleid op deze map, kun je nu de e-mails archiveren die niet heel belangrijk zijn, maar soms toch wel handig. Denk dan aan een notificatie van een pakketje, of een uitnodiging voor een evenement. Deze kun vanaf nu in deze map plaatsen. Hiermee blijft je Postvak IN schoner, maar gelijktijdig kun je die bevestigingse-mail van dat etentje toch nog inzien. Na een jaar wordt hij automatisch verwijderd.